普段の生活していく中では接する機会の少ない内容証明郵便ですが、いったいどういうものなのでしょうか。
必要となる場合や利用方法を知っておかないと、いざという時に困ってしまうかもしれません。
そうならないためにも、ここで基本を学んでおきましょう。
内容証明郵便とは
内容証明郵便はその名の通り、郵送物の差出人、宛先、差出日、宛先、文書といった「内容」を郵便事業を取り扱う日本郵便株式会社が「証明」する郵便のことです。
日本郵便は株式会社ですが、国の郵便事業を取り扱う特殊会社ですので、内容証明郵便で郵送することにより前記の内容が公的に証明されることになります。
ここで証明されるのはあくまでそういった内容の文書を郵送したということのみで、文書の中に書かれていることが正しいかどうかを証明することではないことに注意してください。
内容証明郵便はどのようなときに利用されるのか
では、どのようなときに利用されるのでしょうか。
代表的なケースは借金の督促や家賃の支払い、クーリングオフの申請など、何らかの法的な訴えを相手に伝える場合です。
借金の督促では法廷で争うことになった場合、時効による債権の消滅を防ぐために債権者は「何年何月何日に債務者に対して返済の請求を行った」ということを証明する必要があります。
その際の手段の一つとして、公的な第三者の照明となる内容証明郵便で督促状を送るのです。
クーリングオフを利用する際も、購入後決められた期間内に返品する意思を販売者側に伝える必要があります。
しかし、口頭で伝えただけでは悪質な販売者側に「そんなことは言われなかった」などと否定された場合、それを証明することができません。
そこで返品する旨の内容を書いた内容証明郵便を販売者側に送ることにより、期間内にきちんと返品の意思を伝えたことを証明することができるのです。
また、文書の内容には特に制限なく何でも書けるので、法的な証明として利用する以外にも企業や官公庁への告発などに利用される場合もあるようです。
この場合は差出人の強い意志を相手方に伝える手段として利用されています。
内容証明郵便の送り方
次に、送り方について見てみましょう。
郵送手続きは郵便局の窓口で行いますが、全ての郵便局でできるわけではないのであらかじめ手続き予定の郵便局へ問い合わせをしましょう。
必要なものは実際に郵送する文書、郵送する文書の謄本、差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒」の３つです。
謄本とは郵送する文書と同じ内容のコピーのことですが、１行の文字数や行数などに細かい決まりがありますので、事前に確認するか市販の内容証明用紙を使用しましょう。
また、手続き中に文書の訂正等が必要になった際は訂正印が必要になりますので、印鑑もいっしょに持っていくといいでしょう。
これらを郵便局内で郵便認証司の権限を持つ職員が確認し、問題なければ発送となります。
謄本は１通が差出人が保管し、もう１通を郵便局が保管します。
郵便局が保管する謄本は、発送後５年間保管され、再度の証明を利用することができます。
料金は通常の封書に内容証明分が追加されます。
また、オプションサービスとして速達や本人限定受取、代金引換および配達日指定が同時に利用可能です。
【まとめ】内容証明郵便を受け取った場合
最後に、内容証明郵便を受け取った場合は何をすればいいのでしょうか。
差出人は重要な何かをあなたに伝えたいはずです。
まずは落ち着いて内容をしっかりと確認しましょう。
なんらかの請求や督促がされていた場合は、無視せず差出人や代理人の記載があればその代理人に連絡を取ることを検討しましょう。
無視することもできますが、これを送ってくるということは差出人は法的な手段に訴える考えがあるということです。
不安な場合は弁護士や司法書士などの法律の専門家に相談するなどしてきちんと対応しましょう。
